1. 会议主办单位需在使用报告厅前一周，从图书馆网站主页进入“常用服务”-“报告厅借用”下载“图书馆报告厅使用预约单”，并按表格要求填写。指派联系人与图书馆联系。图书馆联系电话15549308929或59750756；填写好的预约单，以电子邮件发往：15585854@qq.com。

2. 图书馆办公室人员收到邮件后，与主办单位联系人核对办会信息；送图书馆书记批准，将批准情况反馈会议主办单位联系人。

3. 使用预约成功的，请主办单位联系人接反馈后，及时打印预约单，送单位领导签字，加盖单位印章，同校防办批准集会批准件（必需时），一并送图书馆办公室。

4. 图书馆办公室人员将收到的纸质预约单送图书馆书记签字、盖章、备案；通知图书馆物业服务公司，按预约单有关要求，做好相关会务准备工作。

5. 根据会前准备工作时间要求，主办单位至少需在正式会议的前一天，派专门人员来图书馆报告厅，投入会务准备（包含但不限于各类设备调试，文件电脑存储，会议设备使用、会场特殊布置等）。

6. 会议结束时，主办单位联系人在会议确认栏签字。主办单位负责及时拆迁主办方自带的会议相关设备、办会物品；主办单位委托会议公司办会的，督促会议公司及时拆迁所有会议设备；场内布置调整较大的，主办方负责协助完成会场复原。